酒店用品的采購并非單是物料的購置，所以采購要考慮多方面的情況，產地、規(guī)格、報價、批號、生產日期、有效期限、運輸、包裝和裝運規(guī)格、存放、冰凍品含冰率、凈重、生產季節(jié)、合同簽訂方式、付款內容等都要隨時考慮到。
重要的、長期供應的酒店用品要由2-3家同類供應商的選擇并尋價，在供應商背靠背的尋價中得到啟發(fā)并如實向上級報考，還需簽訂供貨合同，合同的條款須請..和上級主管的確認方可。采購過程中要使自己處于主動地位，應盡可能在事先取得經使用部門認可的樣品和支付供應商.少量訂金，待符合樣品的用品全部到貨后再支付一定比例的貨款，并有一定數額的尾款，以有不符合樣品的用品夾帶。
采購部門在落實使用部門的申購任務時，應嚴格遵守申購單上的規(guī)定，在采購中由于時間、價格、質量、等因素的變化而采購不到時，應急時通知申購部門。如果需要進行調整或尋找代用品，需由申購使用部門主管、財務總監(jiān)和高級管理人員簽署樣品確認書后方可。若發(fā)現申購單上的物料用品屬于新近增加而以往未曾采購過的，需經物料申購部門主管及有關專業(yè)人員驗證簽署后方可履行采購過程。
物料驗收部門是代表酒店監(jiān)督采購程序時是正確與否的重要部門，常用物料是由驗收部直接驗收，而有些專業(yè)性較強的物料通常須請使用部門的專業(yè)人員共同參與驗收。在驗收工作中可能會發(fā)現許多采購中存在的問題并可以在驗收現場予以及時制止，從而減少酒店的損失。若發(fā)現有不符合酒店政策與程序，甚至有違法交易行為時應即刻指出。
驗收人員需有較高的物料識別能力和質量確定能力，同時應具備公正、公平、公開的工作態(tài)度。驗收過程中，采購人員應積極配合驗收部門對物料的驗收，在驗收中須詳細核對物料申購單，對照申購單中每一項內容是否與物料相符合，其中包括物料名稱、規(guī)格、審定價格、審定數量、物料質量等。
